Scegliere il gestionale per un e-commerce (e non solo)

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Gestire una realtà e-commerce, parlando in un contesto a 360 gradi, non vuol dire solo aver messo online il sito internet ed aspettare gli ordini. I prodotti presenti a catalogo sono realmente giacenti nel magazzino? Cosa succede fisicamente quando un cliente effettua l’acquisto di un prodotto? Si ha bisogno di un software gestionale potente e che sia in grado di seguire tutto il processo, dall’ordine fino alla conclusione dell’acquisto.

In questo caso, vado a svincolarmi dal CMS (Prestashop, WordPress, Magento, Proprietario…) andando a fare un discorso più generico.

Ma perchè avere un buon gestionale è importante?

Sicuramente per poter risparmiare tempo, lato gestione, e permettere al cliente di poter vedere in ogni momento i prodotti realmente disponibili. Prova a pensare cosa potrebbe succedere se per ogni ordine il prodotto potrebbe esserci o no.

Con i giganti dell’e-commerce, la velocità dell’evasione dell’ordine diventa anche importante e non ci si può permettere di avere tempi di riordino (che non è sempre possibile) di alcuni giorni (o nel caso, meglio specificarlo).

Ma andiamo a definire alcuni punti importanti per fare una scelta consapevole

I canali di vendita

Il problema diventa più importante quando i canali di vendita diventano molti e nel caso in cui ci sia anche un punto fisico. Il prodotto che viene venduto in negozio, deve essere immediatamente aggiornato di giacenza in tutti gli altri canali che siano e-commerce o marketplace altrimenti si rischierebbe di avere vendite doppie e di non poter accontentare tutti i clienti.

Quindi cosa bisogna chiedersi?

  • Avrò la possibilità di interfacciarmi con il mio CMS? Una domanda importante soprattutto per siti già in produzione. Se uso ad esempio Prestashop, potrò interfacciarmi per l’aggiornamento delle giacenze, importare gli ordini ed i dati dei clienti?
  • Marketplace si o no? Altro punto importante. Hai la necessità di vendere ad esempio su Amazon o eBay? Il gestionale ti da o ti darà in futuro questa possibilità? Certo si può ovviare a queste mancanze anche usando servizi terzi o moduli che si collegano direttamente al CMS del sito per pubblicare i prodotti e ricevere ordini. Una scelta possibile? Si ma considera anche una corretta gestione dei cron per gli aggiornamenti.
  • Ho un negozio? E si. Se hai un negozio il software da scegliere dovrà avere anche un’interfaccia per la cassa fisica.
  • Come si interfaccia il gestionale al CMS? Lo fa tramite API o modulo? L’uso di API native permette una maggiore facilità e velocità di aggiornamenti.

Il settore

Si. Scegliere il tuo prossimo gestionale dipende anche dal tuo settore di vendita. Alcuni software possono essere più orientati verso problemi più specifici, mentre altri possono essere più generici benchè funzionanti.

Per esempio se lavori nel fashion, avrai bisogno di un gestionale che consideri anche gli attributi taglia e colore che sono molto importanti.

Quindi cosa bisogna chiedersi?

  • Ho la necessità di funzioni specifiche? Per esempio taglie e colori?

Gestionale Cloud o installato

Ecco questo è un altro punto importante. La differenza sostanziale è che un gestionale in cloud non è fisicamente presente nei nostri PC, anche il database. Questo comporta la possibilità di cambiare macchina senza preoccuparsi di backup, perchè dovrebbe essere compito dei gestori.

Il gestionale in cloud funziona tramite internet, quindi per usarlo dovrai per forza avere una connessione.

Il gestionale installato su ogni macchina invece è disponibile sempre anche senza connessione, ma in caso di guasto o simili dovremo preoccuparci dei vari backup dei database ad esempio.

Una soluzione “ibrida” potrebbe essere quella di installare il gestionale non in cloud su un server remoto in modo da poterlo avere sempre e comunque a disposizione. Ovviamente, anche in questo caso serve una connessione.

Quindi cosa bisogna chiedersi?

  • Dove uso il gestionale dispongo di una connessione?
  • Ho qualcuno che pensa ai backup nel caso in cui scelga un opzione non in cloud?
  • Di quante postazioni ho bisogno? Il gestionale cloud è un po’ più versatile da questo punto di vista.

Questione di budget

Si è vero alla fine spesso ci si riduce a questo. Definire un budget è importante ma fare una scelta sensata prima potrebbe comportare una minor spesa dopo.

Cosa intendo?

Pensa ad usare il gestionale Pippo per 3 anni e poi accorgerti che forse il sotware Pluto è meglio? Ora cosa devi fare? O ricominci o paghi qualcuno per migrare tutti i dati.

Nella maggior parte dei casi troverai principalmente due possibilità:

  • Pagamento mensile di una quota fissa
  • Pagamento una tantum più una quota annuale inferiore

Il primo caso corrisponde a nomi come Gestionale Smarty, che prevede un canone mensile in base alle funzionalità scelte. Nel settore fashion invece troviamo nomi come MagicStore.

Nel secondo caso troviamo nomi come ReadyPro, che prevede un canone annuale (più alto per il primo anno), in base ai moduli scelti ed il pagamento per gli anni successivi di un canone inferiore. Si hanno anche soluzioni con costi inferiori come Danea Easy Fatt, che però ad ora non supporta la connessione nativa agli e-commerce e che quindi necessita di moduli separati.

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